Privacybeleid

1. Wie we zijn

Kalma is een massagesalon in Elsene, Brussel. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven.

Kalma, Windstiltestraat 12, 1050 Elsene. E-mail: hallo@kalma.example. Btw: BE 0000.000.000. Voor elke vraag over je gegevens kan je ons via dit e-mailadres bereiken.

2. Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen enkel de gegevens die we nodig hebben om je vragen te beantwoorden en je een veilige, aangename behandeling te geven.

Gegevens over je gezondheid zijn volgens de AVG/GDPR een bijzondere categorie van persoonsgegevens. We verwerken ze alleen als je ze zelf met ons deelt en daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft, en enkel zodat je therapeut de behandeling veilig kan aanpassen.

• Contactformulier: je naam, e-mailadres, optioneel je telefoonnummer en je bericht.
• Online boeken via Cal.com: je naam, e-mailadres, gekozen behandeling, datum en uur, en wat je in de opmerkingen toevoegt.
• Optionele opmerkingen: informatie die je vrijwillig deelt, zoals blessures, zwangerschap of je voorkeur qua druk.
• Betalingen en cadeaubonnen: de gegevens die nodig zijn voor de facturatie en om cadeaubonnen en beurtenkaarten te valideren.

3. Waarvoor we je gegevens gebruiken en op welke rechtsgrond

We gebruiken je gegevens alleen voor de onderstaande doeleinden, telkens met een rechtsgrond volgens artikel 6 van de AVG/GDPR, en voor gezondheidsgegevens ook artikel 9.

• Om je vragen te beantwoorden: ons gerechtvaardigd belang om je te antwoorden, of maatregelen die je ons vóór een afspraak vraagt te nemen.
• Om je boeking te plannen en uit te voeren: de uitvoering van onze overeenkomst met jou.
• Om je behandeling af te stemmen op je gezondheid: je uitdrukkelijke toestemming, die je op elk moment kan intrekken.
• Om onze boekhouding en facturen bij te houden: onze wettelijke verplichtingen volgens de Belgische boekhoud- en fiscale wetgeving.

4. Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

• Berichten via het contactformulier: tot 12 maanden na ons laatste contact.
• Boekingsgegevens en behandelnotities: tot 3 jaar na je laatste bezoek, tenzij je ons vraagt ze eerder te verwijderen.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: zo lang als de Belgische boekhoud- en fiscale wetgeving vereist.

5. Met wie we je gegevens delen

We verkopen of verhuren je gegevens nooit. We delen ze alleen met dienstverleners die ons helpen de zaak draaiende te houden, zoals onze webhost, e-mailprovider en boekings- of boekhoudsoftware. Zij treden op als verwerkers, op basis van een schriftelijke overeenkomst, en mogen je gegevens alleen gebruiken volgens onze instructies.

Waar mogelijk kiezen we voor dienstverleners die gegevens binnen de Europese Unie opslaan. Worden gegevens toch buiten de EU doorgegeven, dan zorgen we voor passende waarborgen, zoals de AVG/GDPR vereist.

6. Cookies en externe inhoud

Deze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies, en we gebruiken geen analysetools die je over verschillende websites heen volgen. Hoogstens bewaren we een strikt noodzakelijke voorkeur, zoals je taalkeuze.

Onze lettertypes en afbeeldingen staan op onze eigen server, dus wanneer je een pagina laadt, gaan je gegevens niet naar derden. De kaart op onze contactpagina wordt pas via OpenStreetMap geladen nadat je klikt om ze te tonen. Vanaf dat moment ontvangt OpenStreetMap je IP-adres, volgens zijn eigen privacybeleid. De online agenda op onze boekingspagina wordt pas via Cal.com geladen nadat je een behandeling kiest. Vanaf dan ontvangt Cal.com je IP-adres en de boekingsgegevens die je invult, als onze verwerker en volgens zijn eigen privacybeleid.

7. Jouw rechten

Onder de AVG/GDPR heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Wil je ze uitoefenen, stuur ons dan een e-mail. We antwoorden binnen één maand en kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen.

• Inzage: vragen welke gegevens we over je bewaren en er een kopie van krijgen.
• Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Wissing: ons vragen je gegevens te verwijderen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: ons vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken.
• Overdraagbaarheid: je gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar formaat.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Toestemming intrekken: je toestemming op elk moment intrekken, zonder gevolgen voor de verwerking die daarvoor plaatsvond.

8. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, zodat we het kunnen proberen recht te zetten.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.dataprotectionauthority.be.

9. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze diensten of de wetgeving veranderen. De datum bovenaan deze pagina toont wanneer het voor het laatst werd herzien. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je daar duidelijk van op de hoogte via deze website.